Отчетът за разходи предоставя месечно и годишно разбиване на разходите по категории. Помага да се проследят разходите, да се анализират моделите на харчене и да се разделят фактурируемите от не фактурируемите разходи. Може да филтрирате по година, валута и да изключвате фактурируемите разходи.
Основни елементи на интерфейса
| Елемент | Описание |
|---|---|
| Detailed Report (бутон) | Отваря детайлен списък с всички записи на разходи (разширен изглед). |
| PDF експорт | Експортира текущата таблица като PDF файл. |
| Excel експорт | Изтегля таблицата във формат Excel (XLS). |
| Избор на година | Изберете година за показване на разходите (напр. 2026). |
| Избор на валута | Изберете валута за сумите (USD, EUR, UAH и др.). |
| Exclude Billable Expenses | Квадратче – когато е отметнато, се показват само не фактурируемите разходи. |
| Таблица с разходи | Матрица: категории – редове, месеци – колони, плюс колона „Година“. |
| Обобщаващи редове | Net Amount (сума без данък), Total Tax (данък), Total (общо). |
| Графики | Две кръгови диаграми: не фактурируеми разходи по категории и фактурируеми разходи по категории. |
Филтри и управление
| Филтър | Как работи |
|---|---|
| Година | Изберете година – таблицата се обновява автоматично. |
| Валута | Изберете валута – сумите се конвертират по системния курс. |
| Exclude Billable Expenses | Отметнете, за да скриете фактурируемите разходи (остават само не фактурируемите). Премахнете отметката, за да видите всички. |
| PDF / Excel | Бутони за експорт на текущата таблица. |
Структура на таблицата
- Редове – категории разходи (например „Expense“, но може да има и други – канцеларски материали, пътувания и т.н.).
- Колони – януари… декември, плюс колона „Year (YYYY)“.
- Клетки – обща сума на разходите за категорията през съответния месец.
- Обобщаващи редове (отдолу):
- Net Amount (Subtotal) – сума на разходите без данък.
- Total Tax – сума на данъка за всеки месец.
- Total – net + данък (обща стойност на разходите).
Графики
- Лява графика – не фактурируеми разходи по категории (кръгова).
- Дясна графика – фактурируеми разходи по категории.
- Задръжте курсора върху сектор, за да видите точната категория и сума.
Как да използвате (стъпка по стъпка)
- Изберете година от падащия списък – таблицата се обновява автоматично.
- Изберете валута – сумите се конвертират.
- По желание отметнете „Exclude Billable Expenses“, за да видите само не фактурируемите разходи.
- Анализирайте таблицата:
- Прегледайте месечните общо за категориите.
- Колоната „Year“ показва годишната сума за всяка категория.
- Проверете обобщаващите редове за всеки месец и за цялата година.
- Разгледайте графиките – те показват разпределението на фактурируемите срещу не фактурируемите разходи.
- Експортирайте с бутоните PDF или Excel.
Съвети
- Бутонът Detailed Report ви отвежда до списък с отделните записи на разходи (дата, доставчик, фактура, прикачени файлове).
- Изборът на валута е важен, ако разходите са в различни валути – системата ги конвертира в избраната.
- Графиките помагат бързо да разберете кои категории са фактурируеми (могат да се префактурират на клиент) и кои са вътрешни.
- Използвайте Exclude Billable Expenses, за да оцените режийните разходи.
Често задавани въпроси
В: Защо някои месеци показват $0, въпреки че има разходи?
О: Или не са записани разходи през този месец за избраните категории, или филтърът „Exclude Billable Expenses“ ги крие. Премахнете отметката, за да видите всички.
О: Или не са записани разходи през този месец за избраните категории, или филтърът „Exclude Billable Expenses“ ги крие. Премахнете отметката, за да видите всички.
В: Мога ли да видя разходи от предишни години?
О: Да – изберете съответната година от падащия списък.
О: Да – изберете съответната година от падащия списък.
В: Каква е разликата между Net Amount и Total?
О: Net Amount е сумата без данък. Total включва данъка (Net + Tax). Ако разходите са без данък, двете са равни.
О: Net Amount е сумата без данък. Total включва данъка (Net + Tax). Ако разходите са без данък, двете са равни.
В: Как да видя отделните разписки?
О: Натиснете бутона Detailed Report – отваря се списък с всички разходи, където можете да прегледате всеки запис и неговите прикачени файлове.
О: Натиснете бутона Detailed Report – отваря се списък с всички разходи, където можете да прегледате всеки запис и неговите прикачени файлове.
В: Защо има две графики?
О: Едната показва разходите, отбелязани като „фактурируеми“ (могат да бъдат префактурирани на клиент), другата – не фактурируеми (вътрешни разходи).
О: Едната показва разходите, отбелязани като „фактурируеми“ (могат да бъдат префактурирани на клиент), другата – не фактурируеми (вътрешни разходи).
