Le rapport des dépenses fournit une ventilation mensuelle et annuelle des dépenses par catégorie. Il aide à suivre les coûts, analyser les habitudes de dépense et séparer les dépenses facturables (billable) des dépenses non facturables. Vous pouvez filtrer par année, devise et exclure les dépenses facturables.
Principaux éléments de l’interface
| Élément | Description |
|---|---|
| Detailed Report (bouton) | Ouvre un rapport détaillé avec toutes les lignes de dépenses (vue avancée). |
| Export PDF | Exporte le tableau actuel au format PDF. |
| Export Excel | Télécharge le tableau au format Excel (XLS). |
| Sélecteur d’année | Choisissez l’année à afficher (ex. 2026). |
| Sélecteur de devise | Choisissez la devise des montants (USD, EUR, UAH, etc.). |
| Exclude Billable Expenses | Case à cocher – lorsqu’elle est cochée, seules les dépenses non facturables sont affichées. |
| Tableau des dépenses | Matrice : catégories en lignes, mois en colonnes, plus une colonne « Année ». |
| Lignes récapitulatives | Net Amount (montant hors taxe), Total Tax (taxe), Total (total). |
| Graphiques | Deux diagrammes circulaires : dépenses non facturables par catégorie et dépenses facturables par catégorie. |
Filtres et commandes
| Filtre | Fonctionnement |
|---|---|
| Année | Sélectionnez une année – le tableau se met à jour automatiquement. |
| Devise | Sélectionnez une devise – les montants sont convertis selon le taux système. |
| Exclude Billable Expenses | Cochez pour masquer les dépenses facturables (seules les non facturables restent). Décochez pour tout afficher. |
| PDF / Excel | Boutons d’export du tableau courant. |
Structure du tableau des dépenses
- Lignes – catégories de dépenses (ex. « Expense », mais d’autres peuvent exister – fournitures, voyages, etc.).
- Colonnes – janvier… décembre, plus une colonne « Year (YYYY) ».
- Cellules – montant total des dépenses pour la catégorie au cours du mois.
- Lignes récapitulatives (en bas) :
- Net Amount (Subtotal) – montant hors taxe.
- Total Tax – montant de la taxe pour chaque mois.
- Total – net + taxe (dépense totale).
Graphiques
- Graphique de gauche – dépenses non facturables par catégorie (circulaire).
- Graphique de droite – dépenses facturables par catégorie.
- Survolez une portion pour voir le nom exact de la catégorie et son montant.
Comment utiliser (étape par étape)
- Sélectionnez l’année dans la liste déroulante – le tableau se met à jour automatiquement.
- Choisissez la devise – les montants sont convertis.
- Si nécessaire, cochez « Exclude Billable Expenses » pour ne voir que les dépenses non facturables.
- Analysez le tableau :
- Consultez les totaux mensuels par catégorie.
- La colonne « Year » donne le total annuel par catégorie.
- Vérifiez les lignes récapitulatives pour chaque mois et pour l’année entière.
- Examinez les graphiques – ils montrent la répartition des dépenses facturables vs non facturables.
- Exportez le rapport via les boutons PDF ou Excel.
Conseils
- Le bouton Detailed Report permet d’accéder à la liste détaillée des dépenses (date, fournisseur, facture, pièces jointes).
- Le choix de la devise est important si vous avez des dépenses dans différentes devises – le système les convertit dans la devise sélectionnée.
- Les graphiques aident à identifier rapidement quelles catégories sont facturables (peuvent être refacturées au client) et lesquelles sont des coûts internes.
- Utilisez Exclude Billable Expenses pour évaluer les frais généraux.
Foire aux questions
Q : Pourquoi certains mois affichent 0 € alors que j’ai des dépenses ?
R : Soit il n’y a pas eu de dépenses ce mois‑là pour les catégories sélectionnées, soit le filtre « Exclude Billable Expenses » les masque. Décochez la case pour tout voir.
R : Soit il n’y a pas eu de dépenses ce mois‑là pour les catégories sélectionnées, soit le filtre « Exclude Billable Expenses » les masque. Décochez la case pour tout voir.
Q : Puis‑je voir les dépenses des années précédentes ?
R : Oui – sélectionnez l’année souhaitée dans la liste déroulante.
R : Oui – sélectionnez l’année souhaitée dans la liste déroulante.
Q : Quelle est la différence entre Net Amount et Total ?
R : Net Amount est le montant hors taxe. Total inclut la taxe (Net + Tax). Si vos dépenses sont exonérées, les deux montants sont égaux.
R : Net Amount est le montant hors taxe. Total inclut la taxe (Net + Tax). Si vos dépenses sont exonérées, les deux montants sont égaux.
Q : Comment voir les justificatifs individuels des dépenses ?
R : Cliquez sur le bouton Detailed Report – il ouvre une liste de toutes les dépenses où vous pouvez consulter chaque enregistrement et ses pièces jointes.
R : Cliquez sur le bouton Detailed Report – il ouvre une liste de toutes les dépenses où vous pouvez consulter chaque enregistrement et ses pièces jointes.
Q : Pourquoi y a‑t‑il deux graphiques ?
R : Un graphique montre les dépenses marquées comme « facturables » (pouvant être refacturées au client), l’autre montre les dépenses non facturables (coûts internes).
R : Un graphique montre les dépenses marquées comme « facturables » (pouvant être refacturées au client), l’autre montre les dépenses non facturables (coûts internes).
